Zeitabbau und Stressmanagement

Es scheint ein weit verbreitetes Phänomen zu sein, dass immer mehr Menschen die Zeit davon läuft, bzw. nicht ausreicht, um im beruflichen und/oder privaten Rahmen alles, was man so möchte, zu erledigen. Da dieses "Zeitproblem" stehts aktuell zu bleiben scheint, erlaube ich mir nun in meinem Blog auf einen Artikel zurück zu greifen, den ich vor etwa zwei Jahren bei Xing veröffentlichte und dort diskutierte.

Um der Lösung dieses Problems näher zu kommen ist es sinnvoll, sich zwei Ebenen getrennt anzusehen: die subjektive und die objektive Ebene des Zeitproblems.

Nähern wir uns dem Problem also zunächst mathematisch (objektive Ebene):

In einer bestimmten Zeit x sollen y(n) Tätigkeiten ausgeführt werden (y1, y2, y3,…). Jede Tätigkeit y(n) braucht eine Zeit t(n). Die Summe der Zeiten t(n) muss kleiner oder gleich der Zeit x sein. Also:

x > t1 + t2 + t3 + t4…

So simpel ist das Zeitmanagement. Jedenfalls mathematisch betrachtet. Doch gehen wir ein Stück weiter in die Realität:

Den meisten Tätigkeiten ist nicht eine exakte Zeitdauer zuzuordnen. Hier liegt ein Teil des Problems, denn, wenn eine der Tätigkeiten länger dauert als geplant, gerät die Gleichung ins Wanken. Also ist es notwendig die benötigte Zeitspanne möglichst gut zu kalkulieren und gegebenenfalls noch einen „Unsicherheitsbonus“ u(n) zu addieren.

x > t1 + u1 + t2 + u2 + t3 + u3…

An dieser Stelle könnten wir uns entspannt zurück lehnen, denn schlimmstenfalls haben wir am Ende des Tages freie Zeit gewonnen.

Gut, machen wir uns nichts vor! Der Alltag sieht anders aus, denn es gibt eine weitere Unbekannte: zusätzliche Aufgaben und andere Hindernisse, z.

x > t(n) + u(n) + z

Ein weiteres Problem tritt an dieser Stelle auf! In der Regel ist man bemüht, den „Unsicherheitsbonus“ möglichst gering zu halten, schließlich will man möglichst viel in möglichst kurzer Zeit schaffen. Ein zusätzlicher Zeitbonus für zusätzliche spontane Aufgaben ist meist nicht einzuplanen.

Sie merken, langsam fällt es schwer, mathematisch vorzugehen. Mit der Berücksichtigung der Absicht des Menschen, kommen Emotionen ins Spiel. Doch konzentrieren wir uns noch einmal auf die mathematische Formel und bleiben für eine Weile sachlich:

Die Formel gerät dann in ein Ungleichgewicht, wenn die Unsicherheitsboni und der zusätzliche Zeitbonus aufgebraucht sind, UND die Summe der Zeiten für die Einzelaufgaben größer als die zur Verfügung stehende Zeit ist. Der Supergau!

In einem solchen Ernstfall, wenn alle Planung sprichwörtlich in den Brunnen gefallen ist, gibt es mathematisch nur drei Möglichkeiten. Entweder müssen wir einige Tätigkeiten und die damit verbundene Zeit t streichen oder die zur Verfügung stehende Zeit x erhöhen oder ein mathematisches Wunder vollbringen und dafür sorgen, dass 1+1 < 2 ist!

Für die praktische Arbeitsorganisation können wir hieraus nun die vier einzigen Wege ableiten, das Problem sachgerecht zu lösen:

1. Aufgaben delegieren
2. Aufgaben ablehnen (priorisieren und wegfallen lassen)
3. Aufgaben zusammenfassen
4. länger arbeiten

Alle möglichen Lösungen des Problems in der Praxis sind auf diese vier Wege zu reduzieren. Wenn alle diese Möglichkeiten ausgeschöpft sind, haben Sie ein ernst zu nehmendes Problem. Oder besser gesagt, Sie sollten möglichst bald lernen, das Problem nicht ernst zu nehmen oder sich nach einem neuen Tätigkeitsfeld umsehen…

Stopp! Bevor Sie jetzt das Handtuch werfen, nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit und reflektieren Ihr Verhalten, bzw. Ihre Beweggründe.

(Jetzt kommen wir zum emotionalen Teil der Problematik.)

Die vier Lösungswege werden häufig nicht ausgereizt, wenn es innere Beweggründe gibt, die uns wichtiger sind, als die Lösung des Problems. Als Beispiel sei hier der ungeheure Sekundärgewinn zu nennen, den manche Menschen empfinden, wenn sie keine Aufgaben abgeben, weil nur sie allein „alles so gut im Griff haben“! Für diese Menschen wäre es fatal, zu sehen, dass andere genauso gut oder sogar besser arbeiten.

Bevor ich jetzt in die Tiefen der möglichen und unmöglichen Beweggründe für eine Überforderung abzutauchen drohe, blenden wir das Szenario des Supergaus aus und steigen etwas früher in die Thematik Stress ein:

Der Stress entsteht für die meisten Menschen an der Stelle, wo zwischen den einzelnen Tätigkeiten keine Phasen zum Umschalten stehen, oder die Konzentration nicht mehr aufrecht erhallten werden kann. Hierfür gibt es eine einfache Lösung: Nehmen Sie Pausenzeiten als festen Bestandteil in Ihren Plan auf! Eine andere Lösung gibt es nicht, denn man kann sich nur erholen, wenn man sich Zeit dafür nimmt!

Zum Abschluss sei mir die Bemerkung erlaubt, dass ich schon während des Schreibens einige Male schmunzeln musste, erfahre ich doch immer wieder selbst, die Auseinandersetzung und das Ringen mit inneren Beweggründen. Es ist eben emotional doch nicht leicht, polare Bedürfnisse zu vereinen.

(ursprünglich veröffentlicht 20.12.2011)

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